Het verschil tussen loonadministratie en personeelsadministratie

Om uw werknemers een juiste loonstrook te kunnen verstrekken, is er allerlei informatie nodig. Dit is bovendien verplicht, zodat de belastingdienst de gegevens van uw werknemers en loonbetalingen kunnen raadplegen en controleren. De loonadministratie en de personeelsadministratie zijn dan ook erg belangrijk om nauwkeurig en juist in te vullen.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om de loonadministratie en personeelsadministratie geheel zelf te doen. Dit vergt echter erg veel tijd en werk. Er kan ook gekozen worden om het deels of geheel uit te besteden. Hierdoor kan er veel bespaard worden op tijd, werk en geld afhankelijk van hoe groot het bedrijf is. Bij kleinere bedrijven met minder werknemers is het namelijk verstandiger om de salarisadministratie zelf te doen, terwijl in grotere bedrijven het verstandiger is om het uit te besteden. Door je salarisadministratie uit te besteden, hoeft u geen rekening meer te houden met de continue verandering van wet- en regelgeving. Uw werknemers kunnen zich ook richten op hun eigen werk en er wordt maximaal geprofiteerd van de wettelijke mogelijkheden. Een salarisadministrateur heeft vaak betere software en hardware beschikbaar, waardoor hij de zaken makkelijk kan automatiseren. Heel grote bedrijven hebben echter vaak een eigen salarisadministrateur in dienst.

Ook kun je kiezen voor payrolling. Dit houdt in dat een payroll-aanbieder op papier uw personeelsbestand neemt. Zodoende wordt de payroll-aanbieder juridisch werkgever van uw werknemers. De gehele salarisadministratie wordt hierdoor door hun uitgevoerd.

De loonadministratie bestaat uit veel verschillende berekeningen en formulieren. De loonstaat, loonstrook en de jaaropgaaf zijn hier allemaal onderdelen van. Deze zijn van belang om het loon en de verschuldigde bedragen te kunnen berekenen, zoals de loonbelasting en pensioenafdrachten.

Bij het uitvoeren van personeelsadministratie worden gegevens zoals arbeidscontracten, identiteitsbewijzen en loonbelastingverklaringen vastgelegd en bewaard. Ook zullen hier zaken als auto en pensioen worden opgemaakt en vastgelegd. Eventuele studieregelingen en contracten vallen ook onder de personeelsadministratie. Ook worden zaken als eindheffingen en verstrekkingen, vergoedingen zoals onkostenvergoeding, reiskosten en andere beloningen en/ of aan te vragen subsidies geadministreerd in de personeelsadministratie.