Wat is fulfilment voor webshops?

Fulfilment betekent dat je de logistiek van je webshop uitbesteedt aan een gespecialiseerde partij. Die partij slaat je voorraad op, verwerkt de bestellingen, verpakt de producten en verzorgt de verzending naar de klant. 

Voor jou als webshop­eigenaar betekent dat dat je niet meer zelf dozen hoeft te vullen of dagelijks naar een pakketpunt hoeft te rijden.

Veel webshops beginnen klein. De eerste bestellingen pak je zelf in aan de keukentafel of vanuit een kleine opslagruimte. Dat werkt prima zolang het aantal orders beperkt blijft. 

Maar zodra je webshop groeit, merk je vaak dat logistiek ineens een groot deel van je tijd opslokt. Precies op dat punt kan fulfilment interessant worden. 

In dit blog gaan we dieper in op fulfilment en sluiten we af met tips voor het kiezen van een fulfilment center als je besluit om voor fulfilment werkzaamheden uitbesteden te kiezen.

Voor welke producten werkt fulfilment goed?

Niet ieder product is even geschikt voor fulfilment. Producten die relatief eenvoudig op voorraad te houden zijn en die regelmatig worden besteld, passen meestal goed binnen een fulfilmentproces. Denk bijvoorbeeld aan producten die standaard verpakt kunnen worden en niet per order speciaal gemaakt hoeven te worden.

Veel fulfilmentbedrijven verwerken dagelijks bestellingen voor verschillende soorten webshops. In de praktijk zien we dat vooral de volgende productcategorieën goed werken voor fulfilment voor webshops:

• Boeken en drukwerk zijn ideaal voor fulfilment omdat ze eenvoudig te stapelen zijn, vaak vaste formaten hebben en efficiënt kunnen worden verzonden.

• Loyaliteitsproducten zoals cadeaubonnen, spaarkaarten of relatiegeschenken worden vaak in grotere aantallen verstuurd naar verschillende adressen en zijn daardoor goed te organiseren via fulfilment.

• Kleding, speelgoed en andere standaard consumentenproducten passen goed binnen fulfilment omdat maten, varianten en aantallen overzichtelijk beheerd kunnen worden in een magazijnsysteem.

Ook bij marketingacties, loyaliteitsprogramma’s en seizoensproducten kan fulfilment veel werk uit handen nemen. Denk bijvoorbeeld aan promotionele campagnes waarbij in korte tijd veel pakketten verstuurd moeten worden. Een fulfilmentpartner kan dat volume vaak makkelijker opvangen dan wanneer je alles zelf blijft doen.

Wanneer is het een goed moment om fulfilment uit te besteden?

Een vraag die veel webshop­eigenaren hebben: wanneer is het eigenlijk slim om fulfilment uit te besteden? Er is geen exact moment waarop dat moet. Maar er zijn wel een aantal signalen die laten zien dat het misschien tijd wordt om het logistieke werk deels uit handen te geven.

Veel ondernemers merken bijvoorbeeld dat de logistiek steeds meer tijd gaat kosten. Je bent dan minder bezig met marketing, productontwikkeling of klantenservice. De volgende situaties komen vaak voor wanneer fulfilment interessant begint te worden:

• Het aantal bestellingen groeit en je merkt dat het inpakken en verzenden elke dag meerdere uren kost.

• Je hebt steeds meer voorraad nodig en thuis of op kantoor begint de opslagruimte een probleem te worden.

• Tijdens acties of drukke periodes lukt het niet meer om alle orders snel genoeg te verwerken.

Op dat moment kan fulfilment helpen om weer overzicht te krijgen. De logistiek loopt door, terwijl jij je weer kunt richten op het laten groeien van je webshop.

Waarom kleine webshops vaak kiezen voor een kleinere fulfilmentpartij

Wanneer ondernemers voor het eerst naar fulfilment kijken, denken ze vaak aan grote logistieke centra. Toch kiezen veel kleinere webshops juist bewust voor een kleinere fulfilmentpartij. Dat heeft vooral te maken met de manier van samenwerken.

Bij een kleinere partij, zoals Mail Succes, draait het vaak meer om persoonlijk contact en flexibiliteit. Dat kan voor een groeiende webshop een groot voordeel zijn. Veel ondernemers waarderen vooral de volgende punten:

• Een persoonlijke aanpak waarbij je direct contact hebt en snel kunt schakelen wanneer er iets verandert in je webshop.

• Zorgvuldig verpakken van bestellingen, zodat pakketten netjes en veilig bij de klant aankomen. Onnodige retouren door schade zijn immers zonde van je geld.

• Korte communicatielijnen waardoor vragen of aanpassingen snel worden opgepakt.

Voor kleine webshops kan dat verschil groot zijn. Je bent geen nummer in een groot logistiek proces, maar werkt samen met een partij die jouw webshop en producten goed leert kennen.

Waar let je op bij het kiezen van een fulfilmentbedrijf?

Als je fulfilment wilt uitbesteden, is het verstandig om niet alleen naar prijs te kijken. De fulfilmentpartner heeft namelijk direct invloed op de ervaring van jouw klanten. Een pakket dat netjes en op tijd wordt geleverd draagt bij aan een positieve indruk van je webshop.

Voordat je een keuze maakt, is het daarom slim om een paar praktische zaken te bespreken met mogelijke partners:

• Vraag hoe ze het voorraadbeheer hebben ingericht en of je inzicht hebt in je actuele voorraad en orders.

• Vraag naar het verpakkingsproces zodat je weet hoe zorgvuldig producten worden behandeld.

• Bespreek hoe de communicatie verloopt en of je een vast aanspreekpunt krijgt.

Door deze punten vooraf te bespreken, krijg je een beter beeld van hoe een fulfilmentpartner werkt. Zo kun je bepalen of de samenwerking past bij de manier waarop jij je webshop runt en wilt laten groeien. Succes met het maken van je keuze!